Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn

Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn – Stellenbeschreibung

Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn gesucht: Diese Stelle als Executive Assistant Direktionssekretariat in Bonn bietet attraktive Konditionen. Jetzt als Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn bewerben und durchstarten.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

Eigenständige Organisation und Koordination der administrativen und organisatorischen Abläufe im Direktionssekretariat sowie Unterstützung des Direktors im operativen Tagesgeschäft.
Vorausschauende Steuerung des Termin- und Kalendermanagements einschließlich der Koordination nationaler und internationaler Termine mit internen und externen Ansprechpartnern.
Planung und Organisation von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie professionelle Vor- und Nachbereitung und fristgerechte Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen.
Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen sowie strukturierte Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen.
Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie zuverlässige Wiedervorlage zur Nachverfolgung offener Vorgänge und Sicherstellung relevanter Fristen.
Als zentrale Schnittstelle regelmäßiger Austausch mit internen Fachbereichen sowie nationalen und internationalen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und Organisationen.
Ganzheitliche Organisation von In- und Auslandsdienstreisen
von der Planung und Buchung über die Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis hin zur abschließenden Reisekostenabrechnung.
Koordination des Empfangs und der Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie professionelle organisatorische Vorbereitung der jeweiligen Besuche.
Unterstützung bei administrativen und kaufmännischen Aufgaben, insbesondere bei der Budgetverwaltung, der Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie der strukturierten Pflege von Akten und digitalen Vorgängen.
Mitwirkung im Bewerbungsmanagement durch die Koordination eingehender Bewerbungen sowie die organisatorische Planung und Abstimmung von Vorstellungsgesprächen.

IHR PROFIL

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation.
Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit, idealerweise als Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d), Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion.
Die eigenständige Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs ist Ihnen vertraut. Sie verfügen über fundierte praktische Erfahrung im Terminmanagement, in der Korrespondenz sowie in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen.
Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen arbeiten Sie sicher und routiniert. Präsentationen, Dokumente und schriftliche Korrespondenz erstellen Sie professionell und adressatengerecht.
Ihre verhandlungssicheren Deutschkenntnisse sowie guten Englischkenntnisse in Wort und Schrift ermöglichen Ihnen eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern.
Sie verfügen über ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen und bringen dieses sicher bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen ein.
Sie arbeiten vorausschauend und strukturiert, setzen Prioritäten sicher und behalten auch bei parallel laufenden Terminen, Fristen und Vorgängen stets den Überblick.
Auch im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen handeln Sie jederzeit umsichtig, verantwortungsbewusst und diskret.
Im Austausch mit unterschiedlichen Gesprächspartnern treten Sie sicher und professionell auf, kommunizieren verbindlich und vertreten Ihre Anliegen souverän.
Auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten arbeiten Sie zuverlässig, flexibel und strukturiert und schätzen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Team.

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch

ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.