Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn

Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn – Stellenbeschreibung

Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn gesucht: Diese Stelle als Executive Assistant Direktionssekretariat in Bonn bietet attraktive Konditionen. Jetzt als Executive Assistant Direktionssekretariat Bonn bewerben und durchstarten.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

Verantwortung für die organisatorischen und administrativen Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts
Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements einschließlich der Planung und Koordination interner und externer Termine im nationalen und internationalen Kontext
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge, Wiedervorlagen und relevanter Fristen
Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen
von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden Reisekostenabrechnung
Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen Besuche
Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen
Verantwortung für die organisatorischen und administrativen Abläufe im Direktionssekretariat sowie zuverlässige Unterstützung des Direktors bei der Koordination des Tagesgeschäfts
Eigenständige Steuerung des Termin- und Kalendermanagements einschließlich der Planung und Koordination interner und externer Termine im nationalen und internationalen Kontext
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen sowie rechtzeitige Zusammenstellung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen
Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten sowie strukturierte Aufbereitung und Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Fachbereichen
Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie zuverlässige Überwachung offener Vorgänge, Wiedervorlagen und relevanter Fristen
Zentrale Schnittstellenfunktion im Austausch mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
Organisation und Koordination von In- und Auslandsdienstreisen
von der Planung und Zusammenstellung der Reiseunterlagen bis zur anschließenden Reisekostenabrechnung
Koordination des Empfangs nationaler und internationaler Gäste sowie organisatorische Vorbereitung und Begleitung der jeweiligen Besuche
Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie strukturierte Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
Koordination des Bewerbungsmanagements einschließlich der Bearbeitung eingehender Bewerbungen und der organisatorischen Abstimmung sowie Terminierung von Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin/Europasekretär (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Direktionsassistenz, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion
Fundierte praktische Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs sowie im Terminmanagement, in der Korrespondenz und in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen
Routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie sichere und professionelle Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und schriftlicher Korrespondenz
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen
Vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen den Überblick zu behalten
Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen
Sicheres, professionelles und verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern sowie die Fähigkeit, Anliegen souverän zu vertreten
Hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten sowie Freude an einer konstruktiven und teamorientierten Zusammenarbeit
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin/Europasekretär (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Direktionsassistenz, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion
Fundierte praktische Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs sowie im Terminmanagement, in der Korrespondenz und in der Organisation von Besprechungen und Geschäftsreisen
Routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sowie sichere und professionelle Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und schriftlicher Korrespondenz
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für eine souveräne Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit bei der Erstellung und redaktionellen Bearbeitung anspruchsvoller Unterlagen
Vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, auch bei parallelen Terminen, Fristen und Vorgängen den Überblick zu behalten
Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Vorgängen
Sicheres, professionelles und verbindliches Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächspartnern sowie die Fähigkeit, Anliegen souverän zu vertreten
Hohe Flexibilität und Zuverlässigkeit auch bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten sowie Freude an einer konstruktiven und teamorientierten Zusammenarbeit

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB:

Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch

ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory for this position. We kindly ask for your understanding, otherwise we will not be able to consider your application.

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.